यदि आप नौकरी की तलाश में हैं तो आप नौकरी का विवरण (Job Description) के बारे में जानते होंगे? क्या पता आपने सिर्फ इसका नाम ही सुना हो, कोई बात नहीं यदि ऐसा है तो आज हम इस आर्टिकल में आपको जॉब विवरण क्या होता है और इसे कैसे लिखा जाता है विषय पर पूर्ण जानकारी प्रदान कर रहे हैं।
आजकल होता क्या है जब भी आप किसी नौकरी के लिए आवेदन करते हैं तो आपको नियोक्ता द्वारा नौकरी का विवरण प्रदान किया जाता है। ताकि आप खुद तय कर सकें की आप उस नौकरी के योग्य हैं या नहीं। इसके अलावा आप भी जब कोई नौकरी को ढूंढ रहे होते हैं तो उसकी जॉब डिस्क्रिप्शन को पढ़ना नहीं भूलते, ताकि आप उस नौकरी की जिम्मेदारियों को अच्छी तरह समझ सकें।
किसी कंपनी जो किसी कर्मचारी को नियुक्त करना चाह रही है और वह कर्मचारी जो किसी कंपनी में जॉब पाने को लालायित है इन दोनों के लिए नौकरी का विवरण बहुत जरुरी होता है। कंपनी जो कर्मचारियों को नियुक्त कर रही होती है उसे उस जॉब का विवरण देना होता है ताकि योग्य और उपयुक्त उम्मीदवार उस नौकरी के लिए आवेदन कर सकें। 
जॉब डिस्क्रिप्शन क्या होता है?
एक जॉब डिस्क्रिप्शन उस नौकरी का लिखित विवरण होता है, जो कोई कंपनी किसी पद पर योग्य उम्मीदवार को भर्ती करने के उद्देश्य से निकालती है। इसमें उस पद के कार्यों, जिम्मेदारियों, कर्तव्यों, कौशल, योग्यता इत्यादि की लिखित व्याख्या होती है।
नौकरी के विवरण में इस बात पर जोर दिया जाता है की जो जिस पद पर भर्ती होनी है उसके लिए आवश्यक योग्यता एवं कौशल क्या चाहिए होता है? उस पद पर उम्मीदवार को कौन कौन से विशिष्ट कार्य करने होंगे, और किन किन जिम्मेदारियों का निर्वहन करना होगा।
जॉब डिस्क्रिप्शन क्यों महत्वपूर्ण है?
जैसा की हमने पहले बताया की संगठनों और कर्मचारियों दोनों के लिए जॉब डिस्क्रिप्शन का बड़ा महत्व है, आम तौर पर इस तरह के विवरणों का इस्तेमाल संगठनों एवं कंपनियों में कर्मचारियों का प्रबंधन करने के लिए किया जाता है। यानिकी अलग अलग लोगों को उनके अनुभव, योग्यता, कौशल, शिक्षा के हिसाब से अलग अलग जिम्मेदारी प्रदान करने में यह मददगार होता है।
ऐसे में जब भी किसी संगठन को किसी पद पर कोई भर्ती करनी होती है, तो उस प्रक्रिया में नौकरी का विवरण बहुत महत्वपूर्ण होता है। ताकि उस संगठन में काम करने वाले मैनेजर एवं उस नौकरी के लिए आवेदन करने वाले आवेदक दोनों उस नौकरी की भूमिका के बारे में अच्छे से समझ सकें।
- क्योंकि जॉब डिस्क्रिप्शन के बिना मैनेजर के लिए अपने टीम के सदस्य का प्रदर्शन का आकलन करने में परेशानी होती है तो वहीँ जॉब कर रहा व्यक्ति किसी एक काम के लिए अपने आपको जवाबदेह नहीं समझता है।
- इसलिए कहा जा सकता है की नौकरी का विवरण एक संगठन में न सिर्फ कर्मचारियों को प्रबंधित करने में मदद करता है, बल्कि वह कई तरीकों से संगठन की कार्यक्षमता इत्यादि में भी सुधार करता है ।
- एक कंपनी या संगठन की अपने कर्मचारी पर क्या उम्मीदें एवं अपेक्षाएं हैं जॉब डिस्क्रिप्शन से यह बात स्पष्ट हो जाती है।
- जब किसी कर्मचारी का प्रदर्शन मापना हो तो यह प्रदर्शन मापने में मैनेजर की मदद करता है।
- जिस पद पर भर्ती होनी है उस पद पर आवेदन करने के लिए आवेदकों को स्पष्ट विवरण प्रदान करता है।
- कंपनी को अलग अलग कर्मचारियों को अलग अलग जिम्मेदारी प्रदान करने में मदद करता है। ताकि एक कंपनी के सारे काम नियत समय पर पूर्ण हो सकें।
- जॉब डिस्क्रिप्शन का इस्तेमाल मैनेजर अपने टीम के सदस्यों की परफोर्मेंस मापने के लिए करते हैं। जिसके आधार पर वे प्रमोशन और वेतन में बढ़ोत्तरी या घटोतरी कर पाते हैं ।
इसके अलावा भी कई ऐसी गतिविधियाँ हैं, जिन्हें अंजाम तक पहुँचाना शायद बिना नौकरी के विवरण के संभव न हो ।
जॉब डिस्क्रिप्शन कैसे लिखें (How to write a Job Description)
जैसा की हम पहले भी बता चुके हैं की जॉब डिस्क्रिप्शन उस विशेष नौकरी के कर्तव्यों एवं जिम्मेदारियों की सटीक रूप से व्याख्या करता है। जब इसे अच्छे ढंग से लिखा जाता है तो यह उस जॉब की वास्तविक तस्वीर पेश करता है और इससे इस बात का पता चलता है की उस विशेष भूमिका उमीदवार को वास्तव में क्या क्या काम करना पड़ सकता है।
इसलिए किसी भी पद पर कोई भर्ती करने के लिए सबसे पहले जॉब डिस्क्रिप्शन लिखने की आवश्यकता होती है। यदि आप स्वयं किसी कंपनी के ह्युमन रिसोर्स विभाग के रिक्रूटमेंट श्रेणी में काम कर रहे हैं तो आपको तो बार बार कई जॉब प्रोफाइल के लिए जॉब डिस्क्रिप्शन लिखने की आवश्यकता होती है । तो चलिए जानते हैं की एक प्रभावी नौकरी का विवरण (Job Description) कैसे लिखा जा सकता है।
जॉब का शीर्षक लिखें
नौकरी का विवरण लिखने में सबसे पहले जॉब टाइटल का इस्तेमाल किया जाता है । वास्तव में देखें तो इसे साधारण भाषा में पोस्ट या फिर पद कहा जाता है। आम तौर पर जैसे ही लोग किसी जॉब का टाइटल सुनते हैं तो वे उसमें उन्हें क्या काम करना पड़ सकता है का एक मोटा मोटा अनुमान लगा लेते हैं । जैसे ‘’डिजिटल मार्केटिंग मैनेजर’’ एक जॉब टाइटल है, जिससे स्पष्ट पता चलता है की कंपनी डिजिटल मार्केटिंग विभाग में मैनेजर के पद के लिए आवेदन माँग रही है।
जॉब का उद्देश्य लिखें
कम्पनी को उस पद पर भर्ती करने की जरुरत क्यों पड़ रही है। ऐसा कौन सा काम है जो कंपनी उस पद को भरने के बाद करवाना चाहती है ? यानिकी ऐसा कौन सा काम है जो उस पद पर किसी के न होने से प्रभावित हो रहा है?
आम तौर पर जॉब का उद्देश्य उस भूमिका, स्तर और कर्तव्यों के दायरे का एक उच्च स्तरीय अवलोकन प्रदान करने में मददगार होता है। यह कंपनी को यह समझने में मदद करता है की वह उस पद विशेष पर क्यों भर्ती करना चाहती है, और उम्मीदवार को भी यह स्पष्ट करता है की उसे कंपनी के किन उद्देश्यों की पूर्ति करनी है।
कार्य और जिम्मेदारियों के बारे में लिखें
किसी जॉब डिस्क्रिप्शन का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा यही है, जिसे पढने में उम्मीद्वार अपना सबसे ज्यादा समय खर्च करते हैं । इसमें उस नौकरी में किये जाने वाले कार्यों और जिम्मेदारियों को संक्षिप्त रूप से लिखा जाता है । जैसे यदि एक डिजिटल मार्केटिंग मैनेजर के कार्यों और जिम्मेदारियों का विवरण कुछ इस प्रकार से लिखा जा सकता है ।
- सभी प्रकार के डिजिटल मार्केटिंग कैंपेन की योजना बनाना और इन्हें क्रियान्वित करना। इसमें एसईओ/एसईएम, सोशल मीडिया, डिस्प्ले एडवरटाइजिंग जैसे शब्दों को जोड़ा जा सकता है।
- सोशल मीडिया पर कंपनी की उपलब्धता बनाने और बढ़ाने के लिए डिजाईन से लेकर कंटेंट बनाने और पब्लिश करने तक के कर्तव्यों का निर्वहन करना।
- डिजिटल मार्केटिंग कैंपेन का प्रदर्शन मापने के लिए रिपोर्ट तैयार करना। और रिटर्न ऑन इन्वेस्टमेंट और की परफॉरमेंस इंडिकेटर के माध्यम से अभियानों के प्रदर्शन के हिसाब से उनका आकलन करना।
- डिजिटल मार्केटिंग की नई प्रवृत्तियों और इनसाइट्स की पहचान करके डिजिटल अभियानों के प्रदर्शन में सुधार करना।
- जहाँ भी जरुरत हो अन्य टीमों या व्यक्तिगत व्यक्तियों का सहयोग करना, ताकि डिजिटल अभियानों से जुड़ा कोई भी काम बाधित न हो।
यह सब एक उदाहरण मात्र था जहाँ पर हमने एक डिजिटल मार्केटिंग मैनेजर के कर्तव्यों और जिम्मेदारियों के बारे में कैसे लिखा जा सकता है, जानने की कोशिश की । आप अन्य पदों के लिए भी जॉब डिस्क्रिप्शन लिखते समय इसी शैली का इस्तेमाल कर सकते हैं।
जॉब के लिए आवश्यक योग्यताओं के बारे में लिखें
किसी काम को करने के लिए योग्य उम्मीदवार कौन सा हो सकता है। इसका आकलन करने के लिए आपको उस काम को करने के लिए आवश्यक शिक्षा, अनुभव और योग्यता के बारे में जानना जरुरी होता है । उदाहरण के तौर पर यदि आप किसी सॉफ्टवेयर इंजिनियर के पोस्ट के लिए जॉब डिस्क्रिप्शन लिख रहे हैं, तो आप उसमें सिंपल ग्रेजुएट उम्मीदवार को भर्ती नहीं करेंगे ।
बल्कि आप किसी ऐसे उम्मीदवार की तलाश में होंगे जिसकी शिक्षा की पृष्ठभूमि कंप्यूटर, सॉफ्टवेयर इत्यादि से जुड़ी हो, तो हो सकता है की उसमें आप बीसीए, एमसीए, कंप्यूटर सॉफ्टवेयर में बी. टेक इत्यादि की पढाई पूरी की हुए उम्मीदवारों को तबज्जो दें। और साथ में कुछ पेशेवर अनुभव की भी माँग करें।
इसलिए जिस भी पद के लिए जॉब डिस्क्रिप्शन लिख रहे हैं, उसके लिए कौन सी पढ़ाई या कोर्स उपयुक्त है, सबसे पहले यही जानने का प्रयत्न करें। उसके बाद पेशेवर अनुभव और अन्य स्किल एवं ज्ञान का आकलन करें जो उस पद के लिए आवश्यक हो सकती है।
पसंदीदा योग्यताओं के बारे में लिखें
जब आप सामान्य अनुभव, स्किल और शिक्षा के बारे में लिख चुके होते हैं। उसके बाद आप कुछ अतिरिक्त पसंदीदा योग्यताएं भी जॉब डिस्क्रिप्शन में जोड़ सकते हैं। यह अतिरिक्त पसंदीदा योग्यताएं उस पद के लिए सबसे सटीक और अच्छे उम्मीदवार को खोजने में मदद करती हैं।
जैसे यदि आप डिजिटल मार्केटिंग मैनेजर के लिए जॉब डिस्क्रिप्शन लिख रहे हैं तो आप जरुरी अनुभव के साथ डिजिटल मार्केटिंग में सर्टिफिकेशन कोर्स को अतिरिक्त पसंदीदा योग्यताओं में शामिल कर सकते हैं ।
कार्य स्थिति के बारे में लिखें
कुछ नौकरीयाँ ऐसी हो सकती हैं, जिनमें कुछ खास बौद्धिक या शारीरिक क्षमता चाहिए हो सकती है। इनमें कुछ विशेष, शारीरिक लम्बाई, वजन, बौद्धिक क्षमता की आवश्यकता हो सकती है। जैसे यदि किसी नौकरी में शारीरिक ताकत का इस्तेमाल किया जाना शामिल है, तो उसमें एक हट्टे, कट्टे नौजवान जिसमें उसकी लम्बाई और वजन का भी जिक्र किया जा सकता है।
कहीं पर कोई वजन इत्यादि उठाने का काम है, तो इसे भी नौकरी के विवरण (Job Description) में शामिल किया जा सकता है।
जॉब डिस्क्रिप्शन क्यों जरुरी होती है?
क्योंकि यह किसी नौकरी के कार्यों, जिम्मेदारियों, आवश्यक शिक्षा, कौशल योग्यताओं की व्याख्या करती है, इसलिए किसी भी जॉब को समझने के लिए जॉब डिस्क्रिप्शन (JD) जरुरी होती है।
जॉब डिस्क्रिप्शन लिखने की जरुरत किसको पड़ती है?
एक रिक्रूटमेंट एजेंसी या फिर कंपनी के ह्युमन रिसोर्स विभाग में कार्यरत कर्मचारियों को जॉब डिस्क्रिप्शन लिखने की आवश्यकता पड़ सकती है ।
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